Áreas de Conocimiento y Restricciones

Áreas de conocimiento

Integración

Alcance

Tiempo

Costo

Calidad

Riesgos

Adquisiciones

Interesados

Comunicaciones

Recursos humanos

Restricciones

Triple restricción o restricción de hierro (triángulo de hierro):

estas variables son dependientes entre sí, el ajustar, cambiar una o más se reflejará en las otras variables.

• Alcance.
• Tiempo.
• Costo.

Ejemplo: vacaciones a la playa implica, costos, tiempo y alcance, si es una año completo de vacaciones debes tener un gran presupuesto y puedes elegir múltiples sitios turísticos para conocer, si en cambio solo tienes poco tiempo el alcance puede afectarse y solo podrás tomar un viaje corto a un hotel 5 estrellas o un viaje en Jet a algún sitio más lejano.

Quíntuple restricción: 

http://projectmanagement.blogs.ie.edu/2010/03/06/la-triple-restriccion/

• Alcance.
• Tiempo.
• Costo.
• Objetivo
• Organización / recursos.

Restricción ampliada:

• Alcance.
• Tiempo.
• Costo.
• Calidad.
• Riesgo.
• Satisfacción del cliente.

Más información

https://proyectosagiles.org/triangulo-hierro/

http://pablolledo.com/content/articulos/09-04-15-Restricciones-Lledo.pdf

Fuente de la imágen:

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Image: https://www.flickr.com/photos/double-m2/4016488124
Licencia: https://creativecommons.org/licenses/by/2.0/

Adaptada por: José Velásquez

Qué son los Interesados?

Interesados Stakeholders

Los interesados son todas las personas naturales o jurídicas que se verán beneficiados/afectados o tiene alguna participación directa o indirecta en el proyecto, algunos de estos son:

Clientes, Usuarios, Patrocinadores, Directivos, Gerentes de proyectos, Equipo de desarrollo del proyecto, PMO, Gobierno, Banca, Aseguradoras, Sociedad, entes jurídicos y demás.

La identificación completa (mayor al inicio del proyecto) facilita:

• La comunicación y ayuda a controlar conflictos entre estos.
• Mejorar la gestión de Cambios.
• Determar todos las necesidades.
• Entrada e Insumos para Plan de comunicaciones.
• Algo que llamo: "GESTIONAR el PIIE" Poder, Influencia, Impacto, Expectitivas.

Los recursos se controlan, los interesados se gestionan. 

PMO y su Importancia

PMO: Project Management Office, Oficina de gestión de proyectos.

Objetivos:

• Colaboración al Director de Proyectos.
• Optimización de recursos.
• Estandarización de procesos.
• Priorización de proyectos. 
• Centralización de lecciones aprendidas y comunicación entre interesados.

La PMO direcciona a las organizaciones mediante mejores prácticas, lineamientos, estándares, metodologías, plantillas y capacitación, es fundamental para el éxito de los objetivos organizacionales.

Roles (Nivel de control):

Apoyo: nivel bajo.
Control: nivel medio.
Dirección: nivel alto.

OPM y OPM3

OPM:

En un modelo/marco de referencia que ayuda a portafolios, programas y proyectos, a mantener el enfoque en el plan u objetivo estratégico.

OPM: Dirección de proyecto Organizacional, liderada y gestionada por la PMO.



OPM3: Modelo de Madurez de Direeción de Proyectos, se realiza a través de encuestas.

OPM3: Organizational Project Management Maturity Model del PMI

Dirección organizacional de proyectos

PMIS

PMIS:

Project Management Information System, Sistema de información para la dirección de proyectos.

PMIS son todas las herramientas que permiten almacenar, procesar, unificar, informar, compartir y respaldar la información del proyecto, ejemplo: Hardware, Software, herramientas automáticas, Software de dirección de proyectos y calendarios, procesos, plantillas, sistema de gestión de configuración y control de cambios, gestión de: requisitos, tiempos, incidentes, bugs, pruebas y demás.

Hace parte de los factores ambientales de la organización, recoge, une, presenta y comparte todas las salidas de los procesos (Dirección de proyectos).

En el PMIS están todas las salidas de los procesos de dirección de proyectos.

Ciclo de vida del Proyecto VS Producto

Un ciclo de vida son las fases continuas desde el inicio hasta el fin.

Ejemplo el agua tiene un ciclo:  ...... Infiltración y agua subterráneas (nacimiento en manantial) y va a ríos, océanos.., evaporación, condensación en nubes y lluvia (precipitación) ......

El ciclo de vida del Producto: 

Son las fases desde que se concibe hasta su fin, puede contener varios proyectos, las fases pueden ser: inicio, crecimiento, madurez y fin. Hay diversos ciclos por productos, industrias y demás

El ciclo de vida del Proyecto: 

Son las fases desde inicio al fin, el objetivo es producir un Resultado. Hay diversos ciclos por Resultado.

Ciclo vida Predictivo o por Plan: tradicionales, usan un plan inicial (Alcance, Tiempo y Costo), ejemplo: construir un edificio ya se conoce o se estima necesidad, tiempo y costo.

Ciclo de vida generado por cambios: adaptables (ágil), iterativos e incrementales, como en Scrum solo se estima al inicio Tiempo y Costo en general fijos y se define un primer Alcance y va aumentado, priorizando y cambiando/mejorando en cada fase. Cada entrega es un Resultado completado y usable.

Relaciones entre fases de proyectos:

Adaptativas (Scrum), Solapadas (comienza sin haber terminado otra fase), Secuencial (fase por fase).


Resultado: Producto, Servicio o Bien o tangible o no.

Diferencia entre Portafolio, Programa y Proyecto.

 

Proyecto: 

Es un esfuerzo temporal (inicio y fin), con un resultado único, con actividades/tareas interrelacionadas.

Los beneficios de los proyectos deben estar alineados a los objetivos estratégicos.

Programas:

Contienen proyectos que tienen una relación entre sí.

Útil para lograr una tener una Coordinación integrada, economías de escala y minimizar Riesgos.

Portafolios:

Contiene proyectos y programas que se relacionan (o no) para cumplir objetivos estratégicos.

Organizaciones basadas en Proyectos

Organización basada en Proyectos (PBO): Agrupación de recursos, de forma temporal para completar un proyecto, participación activa de cliente, (de varias estructuras organizacionales: matricial, orientada a proyectos y funcional)

Autoridad: el director de proyectos tiene todo el control del proyecto.

Estructuras organizacionales: Funcionales, Orientadas A Proyectos, Matriciales

Estructuras organizacionales

 

• Funcionales: Agrupadas (aisladas) por conocimiento o especialización funcional, áreas o departamentos ejemplo: tecnología, contabilidad, mercadeo, producción, ventas... Para los proyectos la comunicación entre áreas es realizada por los jefes/gerentes funcional. El trabajo es un paralelo entre el día a día y el proyecto.

Autoridad: no hay un director de proyectos, hay un jefe/gerente funcional de área o departamento.

• Orientadas A Proyectos: Agrupadas en torno a los proyectos, toda la organizacion trabaja en pro de estos, pero no hay áreas o departamentos así que al finalizar el proyecto se termina el contrato.

Autoridad: el director de proyectos tiene todo el control del proyecto.

• Matricial: mezcla entre funcional y orientada a proyectos, dificultad varios jefes a la vez, el trabajo es un paralelo entre el día a día y el proyecto.

Autoridad:

1. Matricial equilibrada: compartida dentre el director de proyectos y el jefe/gerente funcional.
2. Matricial fuerte: director de proyectos más poderoso que jefe/gerente funcional.
3. Matricial débil: jefe/gerente funcional más poderoso que director de proyectos.

Si no tiene autoridad el director de proyectos puede ser un:

• Coordinador: poco poder y cierta autoridad.
• Expeditor (gestor): sin poder ni autoridad, apoya en comunicaciones y al personal.

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NO ES UNA ESTRUCTURA MATRICIAL: Matricial ajustada.

Matricial ajustada (Tight Matrix): todos los miembros del equipo ocupan el mismo espacio físico.

NO ES UNA ESTRUCTURA MATRICIAL: Matricial ajustada.
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Qué es un Proyecto?

Un proyecto es:

Un esfuerzo temporal (inicio y fin), con un resultado único, con actividades/tareas interrelacionadas.

Un proyecto no es (trabajo operativo):

Trabajo del día a día que genera un resultado igual o similar.



Resultado: Producto, Servicio o Bien o tangible o no.


Tip para el examen, ejemplo proyecto:

• Resultado único (nuevo)
• Gran equipo de personas más de 300, distintas localizaciones, idiomas, zonas horarias, culturas.
• Larga duración: 2 años
• Presupuesto: más de 50 millones de dólares.

Todo proyecto debe estar generar valor y estar alineado al plan u objetivo estratégico de la organización.